Il front office come il centralino è un servizio molto importante per le aziende. Infatti è il biglietto da visita dell’azienda e costituisce anche l’interfaccia primaria e il primo impatto che i clienti hanno con l’organizzazione. Proprio per questo è necessario che le risorse siano adeguatamente formate alla gestione del front office come del centralino.
Un efficiente front office deve saper accogliere qualsiasi acquirente entri in azienda prestandogli l'adeguata attenzione e deve essere in grado di organizzarsi nell'immediato per riuscire ad individuare e soddisfare l'esigenza del cliente.
Per questo TV Services S.r.l. forma le proprie Risorse al fine di garantire un servizio efficace nella qualità e nella sicurezza dell'azienda offrendo un organico qualificato preventivamente selezionato e costantemente aggiornato mediante Corsi di Formazione.
Il personale addetto al Front Office e Supporto alle Segreterie svolge diverse attività:
- Ricevimento/Accoglienza cliente e filtro telefonate
- Prenotazioni allo sportello
- Prenotazioni telefoniche
- Gestione delle agende dei medici
- Prenotazioni prestazioni ambulatoriali
- Informazioni sulle prestazioni e sulle tariffe applicate
- Spostamenti di prenotazioni
- Cassa degli onorari delle prestazioni prenotate
- Archiviazione della documentazione
- Registrazione della corrispondenza in arrivo
- Inserimento di dati con l’utilizzo di software
- Controllo delle apparecchiature per fotoriproduzioni con verifica e sostituzione dei materiali di consumo
- Gestione dei materiali di consumo
- Supporto organizzativo per corsi, convegni e riunioni (predisposizione sale, preparazione materiale didattico, assistenza agli utenti)
- Gestione automezzi aziendali